Сертификат, декларация или отказное письмо: какие документы нужны на товар для Wildberries

Коротко: на товар нужен либо сертификат соответствия, либо декларация о соответствии, либо свидетельство о госрегистрации — либо ничего. Какой именно документ, решает не ВБ, а технический регламент на ваш товар. В карточку вносят реквизиты: тип, номер и срок действия — их сверяют с государственным реестром примерно за три рабочих дня. Отказное письмо загружать не нужно: если документы товару не требуются, в карточке ставят галочку. Ниже — чем документы отличаются, как понять, что нужно вашему товару, и как пройти проверку. Порядок загрузки сверен со справкой ВБ для продавцов 10 ноября 2026 года.

Сертификат, декларация, отказное письмо: в чём разница

Сертификат и декларация подтверждают одно и то же — что товар соответствует требованиям безопасности. Разница в том, кто за это отвечает. Сертификат выдаёт независимый орган, декларацию принимает сам производитель или импортёр. Чем выше риск для покупателя, тем строже форма: игрушки сертифицируют, большую часть взрослой одежды декларируют.

Отказное письмо — не разрешительный документ, а информационная справка: орган по сертификации пишет, что ваш товар не входит в перечни обязательного подтверждения. Закон его не требует. Добровольный сертификат — тоже не разрешительный документ: его оформляют по желанию, и обязательный он не заменяет.

Заявителем по сертификату или декларации по техрегламентам ЕАЭС может быть юрлицо или ИП, зарегистрированные в стране союза. Если вы перепродаёте чужой товар, документ оформляет производитель или импортёр, а вам нужны его реквизиты.

Как понять, что нужно вашему товару

Универсального списка «категория ВБ — документ» нет: форма зависит от состава, возраста покупателя, назначения. Один и тот же предмет — футболка — для взрослого и для младенца подтверждается по-разному. Надёжный порядок такой.

1. 1.Определите коды ТН ВЭД и ОКПД 2. Они понадобятся и в карточке: ВБ сверяет их с кодами в документе.
2. 2.Проверьте перечни. ВБ называет четыре источника: постановление Правительства № 2425 (что подлежит сертификации и декларированию), действующие техрегламенты ЕАЭС (в каждом — список продукции и форма подтверждения), перечень товаров, подлежащих госрегистрации, и решение Комиссии Таможенного союза № 526.
3. 3.Есть документ от поставщика — проверьте его в реестре. Сертификаты и декларации лежат в открытом реестре Росаккредитации. Смотрите статус, изготовителя, перечень продукции и код ТН ВЭД: документ на «изделия трикотажные» другого производителя ваш товар не покрывает.
4. 4.Сомневаетесь — спросите аккредитованный орган по сертификации. Это же советует ВБ. Ответ «не подлежит» и есть отказное письмо.

Чаще всего спотыкаются на товарах из Китая: у поставщика есть заводской сертификат, но для продажи в России он не подходит — нужен документ, зарегистрированный в реестре, с российским или союзным заявителем. Об этом стоит договориться до закупки, а не после. Что ещё проверить перед первой партией — в инструкции, как начать продавать на ВБ.

Как добавить сертификат или декларацию на ВБ

ВБ принимает сертификаты и декларации о соответствии, СГР, регистрационные удостоверения на медицинские изделия и лекарства, данные о регистрации агрохимикатов и пестицидов. Способов три.

• В одной карточке. «Товары и цены» → «Карточка товара» → карточка → раздел «Документы» → «Добавить». Выберите тип, заполните номер и даты.
• В нескольких сразу. Отметьте карточки в списке → «Редактировать» → колонка «Сертификаты и декларации».
• Через Excel. Там же: «Excel» → «Выгрузить в Excel», заполнить раздел «Документы» и загрузить файл обратно.

Что вносить:

• Номер — полностью, заглавными буквами, вместе с «ЕАЭС», «ТС» или «РОСС» в начале. Для документов Росаккредитации поле подсказывает формат по первым символам.
• Даты начала и окончания действия. У бессрочного документа — отметка «бессрочный».
• ТН ВЭД и ОКПД 2 в самой карточке — те же, что в документе. Если кодов нет или они не совпали, карточка не пройдёт проверку и будет заблокирована.

В карточку можно добавить до 20 документов каждого типа — это нужно, когда товар подпадает под несколько регламентов. После сохранения документ уходит на проверку в ведомство, где он зарегистрирован; обычно это около трёх рабочих дней. Статус виден в списке карточек: серая галочка — проверяется, зелёная — хотя бы один документ прошёл, красная — хотя бы один не прошёл.

Отказное письмо: нужно ли загружать и куда

Загружать не нужно. По справке ВБ в карточки не загружают отказные письма, отрицательные решения по сертификации и добровольные сертификаты — неподходящий документ приводит к ошибке проверки. Если номер отказного письма вписать в поле сертификата, реестр его не найдёт, и карточка получит красную галочку.

Вместо письма — галочка «Документы, подтверждающие безопасность, не требуются» в разделе «Документы» карточки. Ею вы подтверждаете, что товар не подлежит обязательному подтверждению. При массовом редактировании это столбец с тем же названием.

Само письмо при этом не бесполезно: это ваш ответ на вопрос «почему без документов», если его задаст покупатель или проверяющий. Но галочку вы ставите под свою ответственность, с письмом или без.

«Документ не найден» и другие ошибки проверки

Причин отказа две: документа с такими данными нет в реестре или он недействителен. Первая почти всегда — ошибка ввода. По списку ВБ:

• номер введён не полностью или без букв в начале;
• перепутаны русская и английская раскладки — «С» и «C», «В» и «B» выглядят одинаково;
• строчные буквы вместо заглавных, лишние запятые и двоеточия;
• выбран тип «сертификат», а введён номер декларации, или наоборот;
• вместо сертификата указан номер СГР, отказного письма или добровольного сертификата;
• ТН ВЭД и ОКПД 2 в карточке не совпадают с документом.

Вторая причина — статус. Сертификаты и декларации ВБ принимает в статусах «действует», «архивный», «продлён» и «возобновлён», СГР — «подписан и действует». Прекращённый или приостановленный документ проверку не пройдёт. Отдельный случай — документы, выданные иностранными органами по сертификации, действие которых в России приостановлено: список органов и дат есть в справке ВБ. Такой документ в карточку добавлять нельзя — нужен новый, от другого аккредитованного органа.

Исправили ошибку — сохраните карточку, документ отправится на проверку заново. Причину отказа показывает подсказка у красной галочки в списке карточек и статус в разделе «Документы» внутри карточки.

Сколько стоит и как учесть в себестоимости

Единой цены нет. Она складывается из формы (сертификат дороже декларации), схемы — на серию или на партию, числа испытаний в лаборатории, количества моделей в одном документе и срока действия. Поэтому сравнивать предложения стоит по одинаковому составу: тот же перечень продукции, та же схема, тот же срок, протокол испытаний включён.

В экономике товара документ — разовый расход, как фотосъёмка: его делят на штуки, которые вы продадите за срок действия. При плане в 3 000 штук документ почти не заметен в себестоимости каждой. Тот же документ на пробную партию в 100 штук может съесть всю маржу. Прикиньте до закупки в калькуляторе прибыли: добавьте стоимость документа на штуку к себестоимости.

Что будет без документов

• На ВБ. Карточка, в которой документы не прошли проверку или коды не совпали, блокируется — товар не продаётся, пока вы не исправите данные.
• По закону. Продавать товар, которому обязательны разрешительные документы, без них нельзя. ВБ в справке напоминает о последствиях: штрафы, изъятие товара и запрет на продажу по КоАП.
• С покупателем. Реквизиты документа видны в карточке. Их отсутствие у детского товара или косметики — вопрос в отзывах и повод для жалобы.

Галочка «документы не требуются» на товаре, которому они нужны, проблему не решает, а откладывает: ответственность за неё на продавце. За что ВБ штрафует сам и как это выглядит в отчёте — в разборе штрафов.

Частые вопросы